Privacyverklaring

Dit is de privacyverklaring van Helios-Academy, Tolakkerweg 217 , 3738 JM Maartensdijk, Nederland, ingeschreven in het KvK Register:  69539413.

Waarom deze privacyverklaring?

Als je een dienst (een opleiding, cursus, behandeling afneemt) of onze website bezoekt of reageert op onze social-media uitingen, dan hebben wij bepaalde persoonsgegevens van je nodig. Over de verwerking van jouw persoonsgegevens door Helios-Academy, willen we transparant zijn, vandaar deze privacyverklaring.

Vanzelfsprekend gaat Helios-Academy uiterst zorgvuldig om met jouw persoonsgegevens en leeft de wet- en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) na.

Hierna hebben wij voor jou op een rijtje gezet welke gegevens wij van jou verwerken, waarom wij dat doen en hoe wij met jouw persoonsgegevens omgaan. Daarnaast wordt uitgelegd op welke wijze jij invloed kunt uitoefenen op de verwerking van jouw persoonsgegevens door Helios-Academy.

Omdat wij een dynamisch bedrijf zijn in een zich snel ontwikkelende omgeving, is het van belang dat wij onze privacyverklaring van tijd tot tijd actualiseren. Wij behouden ons dan ook het recht voor deze privacyverklaring op ieder moment te wijzigen. De meest actuele stand van zaken vind je altijd op onze website. We adviseren je daarom deze pagina met enige regelmaat te bezoeken.

Welke persoonsgegevens worden door ons verwerkt?

Helios-Academy verwerkt persoonsgegevens. Volgens de AVG zijn persoonsgegevens “alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon”. Dit zijn dus alle gegevens die direct of indirect tot jouw persoon te herleiden zijn.

Gegevens van onze klanten

Bij afname van Helios-Academy diensten verwerken wij in ieder geval je (bedrijfs)naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en jouw e-mailadres, en eventueel je bankrekeningnummer (bij directe overschrijving op onze rekening), BTW nummer en taalkeuze.

Ook als je al een Helios-Academy nieuwsbrief abonnement hebt, blijven wij dit soort persoonsgegevens van je verwerken.

Gegevens van onze website bezoekers

Van bezoekers van onze website, worden eveneens persoonsgegevens verwerkt. Het gaat daarbij om persoonsgegevens die je op onder meer de contactpagina of het aanmeldformulier van de opleidingen / cursussen zelf invult, zoals jouw e-mailadres, naam, adres, woonplaats, huidige locatie of een telefoonnummer.

Social Media uitingen

De gegevens die je zelf invult op social-media of die wij verzamelen naar aanleiding van jouw reacties op social-media uitingen worden door Helios-Academy verwerkt. Het kan daarbij gaan om persoonsgegevens die je op onder meer de contactpagina van het betreffende platform zelf invult, zoals jouw e-mailadres, naam, adres, woonplaats of een telefoonnummer.

Met welk doel verwerken wij jouw gegevens?

Dienstverlening

Helios-Academy verwerkt jouw gegevens om onze diensten aan je te kunnen leveren. Voor het in behandeling nemen en beantwoorden van vragen en klachten, het opstellen, versturen en incasseren van facturen en het communiceren in de juiste taal. Je gegevens worden in een cursusadministratiesysteem en een software pakket verwerkt waardoor we de bevestiging van de inschrijving alsmede de factuur in orde kunnen maken. Daarnaast verwerken wij de door jou ingevulde gegevens bij specifieke diensten ten behoeve van die specifieke dienstverlening.

Informeren

Helios-Academy verwerkt jouw gegevens om je hoofdzakelijk via e-mail te kunnen informeren (of in enkel geval telefonisch). Je ontvangt informatie over jouw inschrijving, waarvoor je je niet kunt afmelden.

Marketing- en verkoopactiviteiten

Ook ontvang je informatie over gelijksoortige diensten van Helios-Academy, zoals bijvoorbeeld bij- en nascholingen, nieuwe diensten, blogartikels, activiteiten in onze Cirkel Community. Voor deze berichten kun je je te allen tijde afmelden.

Voor alle duidelijkheid: wij verkopen de persoonsgegevens van onze leden niet aan derden zodat zij die gegevens kunnen gebruiken voor hun direct marketing activiteiten.

Analyses & (markt)onderzoek

Jouw persoonsgegevens kunnen wij gebruiken voor het doen van onderzoek en het uitvoeren van analyses, met als doel om de diensten van Helios-Academy te verbeteren. Ook kunnen we je vragen of je mee wilt doen aan een vrijblijvend klant- of marktonderzoek om zo onze dienstverlening te kunnen verbeteren. Jij beslist zelf of je hier aan mee wilt doen door toestemming te geven of niet.

Rapportage

Helios-Academy verwerkt gegevens van klanten voor het doen van statistische analyses en het maken van managementrapportages. Op basis van die analyses en rapportages worden beslissingen gemaakt, producten en diensten geëvalueerd en wordt gekeken of campagnes effectief zijn. Gegevens van klanten worden hiervoor op geaggregeerd niveau gebruikt. Geaggregeerd wil zeggen dat de gegevens geen informatie over individuele klanten bevat, maar enkel informatie over bepaalde groepen bevat zoals gebaseerd op gebruik, leeftijd of nieuwe klanten.

Contact met klant

Als je contact met ons opneemt of wij contact met je opnemen per e-mail, via social-media, chat of op een andere manier, dan worden jouw gegevens geregistreerd. Zo kunnen medewerkers van Helios-Academy later zien dat er al eerder contact met je is geweest en waarover. Zo kunnen wij je sneller en beter helpen. Denk bijvoorbeeld aan vragen over de dienstverlening, klachten, facturen en betalingen, indien je mee doet aan marktonderzoek en bij verkoopgesprekken.

Wettelijke verplichting

Helios-Academy kan op grond van wet- of regelgeving verplicht zijn om jouw persoonsgegevens te verwerken en/of aan derden te verstrekken. Bijvoorbeeld wanneer een daartoe bevoegde autoriteit zoals bijvoorbeeld de politie daarom verzoekt in het kader van een strafrechtelijk onderzoek.

Maakt Helios-Academy gebruik van cookies?

Helios-Academy maakt bij het aanbieden van haar diensten op de website gebruik van cookies. Cookies bestaan uit een standaard internet technologie die het voor ons mogelijk maakt om bepaalde login informatie op te slaan en te ontsluiten op het systeem van de gebruiker. Cookies kunnen niet worden gebruikt om personen te identificeren, maar slechts machines. Elke bezoeker kan zijn/haar computer zo instellen dat er geen cookies worden geaccepteerd.

We gebruiken je IP adres voor de verwerking van problemen met onze server en voor de administratie van onze sites. Het IP adres wordt tevens gebruikt om bezoekers te herkennen.

Onze site bevat links naar andere sites en sites van partners en (business) partners die niet tot Helios-Academy behoren. Wij zijn niet aansprakelijk voor de privacy praktijken noch de inhoud van zulke sites.

Hoe gaan wij om met de beveiliging van je gegevens?

Helios-Academy zorgt voor passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om de persoonsgegevens te beschermen tegen onder andere verlies, vernietiging of beschadiging, onbevoegde kennisname of enige andere vorm van onrechtmatige verwerking van jouw persoonsgegevens. Dit doen wij onder andere door het nemen van fysieke en organisatorische maatregelen voor toegangsbeveiliging, het afschermen van iedere desktop met gebruikersnaam en wachtwoord en autorisatiemanagement zodat jouw gegevens niet voor alle medewerkers van Helios-Academy zijn in te zien. Maar ook het up-to-date houden van software en het regelmatig testen van onze beveiligingsmaatregelen hoort hierbij.

Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

Wij bewaren jouw gegevens voor zover dat noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor wij jouw gegevens verwerken en niet langer dan wettelijk is toegestaan. De uiteindelijke bewaartermijn verschilt per soort persoonsgegevens. Als je een account bij Helios-Academy hebt, dan bewaren wij jouw gegevens in ieder geval gedurende tijd dat je account actief is. Na afloop van de bewaartermijn worden jouw persoonsgegevens geanonimiseerd dan wel gewist.

Maakt Helios-Academy bij de verwerking van gegevens gebruik van diensten van derden?

Helios-Academy maakt gebruik van diensten van andere partijen. Dit gebeurt pas na screening op het gebied van security en privacy en pas nadat het bedrijf een overeenkomst met betrekking tot het gebruik en de bescherming van persoonsgegevens heeft getekend. Werkzaamheden waarbij derde partijen zijn betrokken zijn: (online) marketing, marktonderzoek, incasso, adverteren en analyseren van effectiviteit van advertenties, webanalyse en applicaties/SaaS-diensten waarvan gebruik wordt gemaakt in het kader van werving en selectie, klantenadministratie, klantenservice en marketing, mobiele app, telefonische contacten en bankverkeer.

Verstrekt Helios-Academy gegevens aan derden?

Nee, Helios-Academy verkoopt in beginsel geen gegevens aan derden. Helios-Academy kan echter op grond van wet- of regelgeving verplicht zijn om jouw persoonsgegevens te verwerken en/of aan derden te verstrekken. Bijvoorbeeld wanneer een daartoe bevoegde autoriteit zoals bijvoorbeeld de politie daarom verzoekt in het kader van een strafrechtelijk onderzoek.

Hoe kun je invloed uitoefenen op de verwerking van jouw persoonsgegevens?

In de AVG zijn een aantal rechten van betrokkenen vastgelegd. Iedereen heeft het recht zijn of haar persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of aan te vullen, te laten wissen, een beperking van de verwerking te vragen, te laten overdragen en kan bezwaar maken tegen verwerking van zijn of haar persoonsgegevens. Hierna volgt een korte uitleg over de verschillende rechten.

Inzage gegevens

Je hebt recht op inzage van jouw persoonsgegevens en een kopie daarvan te ontvangen.

Rectificatie gegevens

Je hebt recht om jouw persoonsgegevens te laten corrigeren indien deze onjuist zijn en te laten aanvullen indien deze onvolledig zijn.

Wissen gegevens

Je kunt verzoeken om jouw persoonsgegevens te wissen en dit wordt gehonoreerd in de volgende gevallen: omdat de gegevens niet meer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of verwerkt, omdat je jouw toestemming intrekt, omdat je succesvol bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking, omdat de persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Beperking van de verwerking

Je hebt het recht om de beperking van een verwerking te verzoeken en te verkrijgen in een aantal specifieke gevallen: gedurende de periode van betwisting van de juistheid van persoonsgegevens en de controle daarvan, indien de verwerking onrechtmatig is gebleken maar je toch niet wilt dat de gegevens worden gewist, indien Helios-Academy de gegevens niet meer nodig heeft maar jij de gegevens nog nodig hebt voor een rechtsvordering en wanneer je bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking en nog wacht op het antwoord op het bezwaar.

Je verzoekt als het ware de persoonsgegevens te markeren (tijdelijk op slot te doen) met als doel de verwerking in de toekomst te beperken.

Overdraagbaarheid gegevens

Je hebt recht om jouw gegevens te laten overdragen. Hiermee kun je een kopie van jouw persoonsgegevens vragen en krijgen die bijvoorbeeld bruikbaar is bij een andere dienstverlener. De gegevens zullen in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm worden verstrekt. Denk daarbij aan een Excel-bestand, CSV-bestand of zullen downloadbaar zijn. Dit recht geldt enkel indien de verwerking van de gegevens berust op toestemming of een overeenkomst en indien de verwerking via geautomatiseerde procedures wordt verricht.

Bezwaar tegen verwerking

Je hebt altijd recht om, op grond van redenen die met jouw specifieke situatie te maken hebben, bezwaar te maken tegen: de verwerking van je persoonsgegevens op grond van een taak van algemeen belang of een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag mocht  Helios-Academy die zijn toegekend en indien de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Helios-Academy of een derde, wanneer jouw belangen zwaarder wegen.

Wanneer jouw persoonsgegevens ten behoeve van direct marketing worden verwerkt, mag je ook altijd bezwaar maken tegen deze verwerking evenals tegen de profilering die betrekking heeft op direct marketing.

Wil je gebruik maken van een van jouw rechten, dan doe je dat als volgt. Je kan jouw verzoek per e- mail sturen naar info@helios-academy.nl. Of je kunt per post een verzoek sturen naar:

Helios-Academy,  Tolakkerweg 217

3738 JM Maartensdijk Nederland

Vermeld bij jouw verzoek altijd om welk verzoek het gaat: “inzage verzoek”, “rectificatie verzoek”, etc. en vermeld jouw naam, adres en telefoonnummer.

Ter verificatie sturen wij je een e-mail naar het bij Helios-Academy opgegeven e-mailadres met de uitnodiging om jouw verzoek middels de bijgevoegde link te bevestigen.

Binnen uiterlijk een maand na ontvangst van het verzoek ontvang je een reactie.

Voor vragen over deze privacyverklaring en over het beleid van Helios-Academy kun je contact opnemen met: info@helios-academy.nl